Google Drive UGM Tak Lagi Unlimited, Bagaimana Nasib Data Mahasiswa?

sc : merdeka.com (dengan sedikit perubahan)

Kebijakan Google Apps For Education (GAFE) yang telah dimulai pada Januari 2022 kemarin berisikan perubahan model penyimpanan pada Google Workspace akun lembaga pendidikan. Dengan adanya kebijakan baru ini, masing-masing sekolah dan perguruan tinggi akan memiliki sistem penyimpanan gabungan sebesar 100 TB yang nantinya akan digunakan bersama oleh seluruh pengguna. Penyimpanan gabungan ini tidak hanya terbatas pada file dari Google Drive, Gmail, dan Google Foto saja, tetapi juga Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, Gambar, dan Jamboard yang mulai 1 Februari 2022 ikut mengurangi kuota penyimpanannya.

Akibat diberlakukannya kebijakan tersebut, kapasitas penyimpanan Google Drive akun UGM (@mail.ugm.ac.id) sudah tidak bersifat unlimited lagi. Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI) UGM sebagai pengelola layanan email UGM juga turut mengimbau kepada seluruh mahasiswa UGM yang aktif untuk segera mem-back up semua file yang ada di Google Drive akun UGM masing-masing. Upaya preventif tersebut perlu dilakukan karena file-file yang melebihi kapasitas penyimpanan akan terhapus secara otomatis. Penghapusan file akan dilakukan secara bertahap. Target pertama adalah user dengan kapasitas penggunaan di atas 100 GB, kemudian diikuti oleh user dengan penggunaan penyimpanan di atas 50 GB. Berdasarkan update informasi pada 7 Januari 2022, kapasitas maksimal penyimpanan yang akan didapatkan setiap akun adalah sebesar 5 GB. Oleh karena itu, seluruh mahasiswa diminta untuk menyesuaikan penyimpanan Google Drive masing-masing sebelum Maret 2022. 

Keberadaan Google Drive sendiri sangat membantu mahasiswa untuk menyimpan berbagai berkas perkuliahan seperti dokumen tugas, presentasi, makalah, jurnal, dan file-file lainnya. Penyimpanan file pada Google Drive dinilai lebih aman, praktis, dan efisien, serta lebih mudah dalam mengakses file yang disimpan. Peluang kehilangan file juga jauh lebih kecil dibandingkan menyimpan file di dalam flashdisk yang cukup rawan hilang ataupun terselip. Tidak hanya sekadar tempat untuk menyimpan file, Google Drive juga digunakan sebagai platform berbagi dan berkolaborasi dengan orang-orang tertentu sehingga dapat mengedit file secara bersama-sama. Hasil pengeditan tersebut pun langsung tersimpan secara otomatis pada Google Drive. Tentunya, hal tersebut sangat bermanfaat bagi mahasiswa, khususnya dalam mengerjakan tugas berkelompok di situasi serba online ini.

Kebijakan baru dari Google ini tentu merupakan hal yang sangat disayangkan mengingat besarnya kapasitas penyimpanan pada Google Drive sangat bermanfaat, terlebih lagi di saat sebagian besar kegiatan dan pekerjaan dilakukan secara daring. Kapasitas maksimal sebesar 5 GB ini juga dianggap sangat kurang apalagi jika dibandingkan dengan kapasitas maksimal Google Drive dari akun email pribadi secara umum, yaitu sebesar 15 GB. Di samping itu, banyak kegiatan perkuliahan daring yang menggunakan platform dari Google, seperti Google Classroom. Dengan kata lain, memori penyimpanan sebesar 5 GB tersebut pastinya akan cepat penuh. Jika penyimpanan Google Drive penuh, mahasiswa akan kesulitan untuk mencari tempat penyimpanan lain. Di lain pihak, jika ingin menggunakan Google Drive akun pribadi juga kurang efektif karena kebutuhan akademik memang diharuskan terhubung dengan akun email UGM masing-masing untuk mempermudah komunikasi dan koordinasi.Dengan demikian, para mahasiswa diharapkan dapat lebih bijak dalam memanfaatkan kapasitas penyimpanan Google Drive yang telah diberikan ini dengan seefisien mungkin. Sebaiknya, penyimpanan Google Drive hanya ditujukan untuk menyimpan file-file penting saja, misalnya tugas-tugas kuliah. Berkas  pribadi, seperti koleksi film atau foto, lebih baik disimpan di laptop, komputer, atau tempat penyimpanan lain agar tidak memenuhi Google Drive. Selain itu, pemilahan file yang tersimpan juga perlu dilakukan secara rutin. File-file yang dianggap sudah tidak diperlukan dapat dibersihkan sehingga kapasitas yang terpakai berkurang. Sebagai solusi dari permasalahan yang muncul akibat kebijakan baru ini, mahasiswa dapat memanfaatkan layanan penyimpanan dari email UGM lainnya, antara lain OneDrive yang memiliki total penyimpanan 1 TB atau menggunakan SIMPAN UGM dengan total penyimpanan sebesar 7,5 GB. Bagi mahasiswa yang tetap ingin memilih menggunakan penyimpanan Google Drive, tetapi kapasitas yang diberikan tidak mencukupi, solusi lainnya adalah dengan membeli ruang penyimpanan Google Drive yang lebih besar atau dengan meng-upgrade menjadi Google One dengan biaya paket bulanan atau tahunan.

Referensi:

Formad UGM 2022 [@formad_ugm]. (30 Desember 2021). Perubahan Kebijakan Besaran Penyimpanan Google Drive UGM [Instagram post]. Diambil dari https://www.instagram.com/p/CYF2MkHh_Qc/?utm_medium=copy_link
Forum Advokasi UGM [@formad_ugm]. (29 Desember 2021). Informasi Perubahan Kebijakan Besaran Penyimpanan Google Drive UGM [Tweet]. Diambil dari https://twitter.com/formad_ugm/status/1476160644227366914?t=bW3nBbcPO--UabwYFvpuUA&s=19 
Forum Advokasi UGM [@formad_ugm]. (4 Januari 2022). Informasi terbaru tentang kapasitas penyimpanan Google Drive UGM (update 3 Januari 2022) [Tweet]. Diambil dari https://twitter.com/formad_ugm/status/1478056189933981700?t=RMRr1eIPyHN2p0VXFmbDjg&s=19 
Forum Advokasi UGM [@formad_ugm]. (7 Januari 2022). Informasi Pembatasan Kapasitas Penyimpanan Google Drive UGM [Tweet]. Diambil dari https://twitter.com/formad_ugm/status/1479400342437568514?t=QKLlsBTTZnEAu1vPe0Aftw&s=19
Google. (n..d.). Drive - Bantuan Admin Google Workspace. Google. Diambil pada 13 Februari 2022, dari https://support.google.com/a/topic/2490075?hl=id&ref_topic=9197

Penulis : Selly Andaresta/Bul

Editor : Maria Qibtiyya/Bul

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here