Gelanggang Expo 2021: Momentum UKM dan Komunitas Berkolaborasi tanpa Batas

Gelanggang Expo atau biasanya disingkat Gelex, merupakan wadah dan sarana mahasiswa yang memiliki beragam keahlian, bakat, serta keunikan. Gelex hadir sebagai jembatan seluruh UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dan Komunitas di UGM agar lebih dikenal oleh mahasiswa/i khususnya Gamada. Dengan adanya Gelex, diharapkan Gamada tidak kebingungan dalam memilih kegiatan yang akan mereka ikuti, hal tersebut sejalan dengan paparan, Sesilia Putri selaku Koordinator LO Gelex 2021, “Acara ini tujuannya untuk memperkenalkan UKM, maka setiap tahunnya UKM lah yang bakal jadi guest star.”

Kupas Tuntas Tema Gelex 2021

Bermodalkan misi utama sebagai wadah untuk memperkenalkan UKM dan Komunitas yang ada di UGM kepada para mahasiswa/i UGM khususnya Gamada, Gelex 2021 hadir membawakan tema besarnya yaitu ‘Karya Kolaborasi Gelanggang’. Alasan pemilihan tema tersebut lantas dijelaskan lebih lanjut oleh Koordinator Acara Gelex 2021, M. Akmal Farouqi, “Dengan tema ini aku ngerasa Gelex ada untuk menyatukan kembali UKM dan Komunitas yang selama ini terpisah oleh banyak hal, seperti pemugaran Gelanggang dan pandemi.” Gelex 2021 turut menjadi acara yang istimewa setiap tahunnya dengan berbagai konten yang menarik seperti video Perkenalan UKM dan podcast-nya, Jalan-Jalan Sekre, Kilas Komunitas, Gelora Eksplorasi Gelanggang, dan masih banyak lagi.

Tantangan Covid-19

Terjadinya kasus Covid yang membludak bersamaan dengan diberlakukannya PPKM membuat panitia tidak mudah untuk merancang serta mengeksekusi rencana dari konsep-konsep yang telah dibuat. Selain itu, hal tersebut juga berpengaruh terhadap berbagai perizinan dan kesehatan panitia. Namun, dengan diberlakukannya protokol kesehatan yang ketat, rangkaian acara Gelex pun berhasil disukseskan bersama, ditambah dengan antusiasme dari teman-teman UKM dan Komunitas. “Tapi menurutku satu hal yang paling istimewa dari Gelex tahun ini adalah mendapat kesempatan untuk terjun langsung berkolaborasi bersama UKM dan Komunitas bahu-membahu membentuk Gelex,” ujar M. Akmal Farouqi, Koordinator Acara Gelex 2021.

Kreativitas dan Terobosan Baru Gelex 2021

Gelanggang Expo sebagai ruang dan momentum bagi UKM dan Komunitas untuk unjuk gigi dan mempromosikan diri guna melanjutkan regenerasi, tentunya memerlukan langkah yang tepat untuk menyajikan konten-konten yang sarat akan informasi. Hal tersebut, bertujuan supaya mahasiswa/i terutama Gamada tertarik dan dapat terfasilitasi dengan baik. Untuk itu, para panitia merancang event Gelex agar dikemas dengan unik dan menarik yakni dengan melakukan terobosan baru. Selain konten kreatif berupa video dan podcast, salah satu terobosan baru Gelex tahun ini adalah kehadiran VE (Virtual Exhibition) atau pameran daring berjudul Kelana Gelanggang. “Kami berusaha menampilkan sebuah Gelex yang baru di masa online. Contohnya kehadiran VE yang sudah dirancang sedemikian rupa sebagai langkah awal dan inovasi untuk kolaborasi UKM dan Komunitas,” kata Bagus Aji, Ketua Umum Gelex 2021. Dengan adanya Kelana Gelanggang, pengunjung dapat bereksplorasi ke lokasi sekretariat dan tempat ikonik di UGM sekaligus berinteraksi dengan pengurus UKM dan pengunjung lainnya walaupun dibatasi oleh jarak.

“Dalam proyek Kelana Gelanggang, divisi IT bekerja sama dengan Ditmawa dan DSSDI terutama dalam penyediaan server internet dan konsultasi. Perlu ditekankan juga bahwa ada kontribusi dari divisi lain yang sangat membantu, seperti konsep dari Acara, desain dari DDD, dan panitia lainnya yang menyebarluaskan info Kelana Gelanggang,” kata Renno Meidi Akrommin, Koordinator IT Gelex 2021. Selain Kelana Gelanggang, Gelex tahun ini juga memperkenalkan website resmi dengan menggunakan alamat ukm.ugm.ac.id milik Forkom UKM UGM yang sudah ada sejak lama tetapi belum mutakhir. Oleh karena itu, panitia Gelex 2021 berinisiasi memperbarui laman tersebut menjadi lebih menarik dan informatif dengan memanfaatkannya sebagai kanal utama Gelanggang Expo 2021 bagi UKM dan Komunitas.

Buzzer, Strategi Marketing Gelex 2021?

“Jangan Biarkan Kami Menunggu Lama 26 Agustus.” Itu lah salah satu kutipan kalimat yang berasal dari gerakan panitia Gelex guna mempromosikan eventnya. Humas Gelex 2021 mengadakan buzzer untuk semua panitia agar Gelex dapat diketahui oleh seluruh Gamada. Foto harus diambil di luar ruangan bersama kutipan kalimat yang telah disiapkan oleh Humas Gelex 2021 dengan tetap mematuhi protokol kesehatan, hal tersebut diberlakukan wajib untuk semua panitia. Hasil foto tersebut juga harus dipublikasikan melalui akun Instagram masing-masing sehingga dapat meningkatkan rasa penasaran Gamada tentang tanggal 26 Agustus 2021, yakni tanggal pelaksanaan Pembukaan Gelanggang Expo 2021.

Berasal dari sini pula Gelex menjadi lebih dikenal dan diketahui oleh para mahasiswa/i UGM terutama oleh Gamada. “Jumlah followers juga sudah melebihi target. Dulu waktu penerimaan panitia masih 5K, sekarang sudah 10K,” kata Alam Ramadhani, Koordinator DDD Gelex 2021. Tidak hanya sebagai tempat publikasi, bagi mahasiswa/i UGM yang belum sempat menyaksikan seluruh rangkaian acara Gelex 2021 masih bisa untuk menonton seluruh rangkaiannya kapanpun dan dimanapun. “Melalui media sosial, seperti Instagram dan  YouTube, masih bisa diakses dan ditonton lagi sampai kapanpun,” sambungnya, Koordinator DDD Gelex 2021.

Kacamata Gamada Tentang Gelex 2021

Sesuai dengan tujuan utamanya yakni memperkenalkan UKM dan Komunitas agar bisa melakukan regenerasi keanggotaan, Gelex diselenggarakan dengan harapan agar mahasiswa tidak hanya mengenal, tetapi juga tertarik untuk mendaftarkan diri ke UKM atau Komunitas yang diminati. Selain memfasilitasi segala informasi, Gelex juga menjadi ajang keseruan sekaligus hiburan terutama bagi Gamada dengan beragam konten yang telah diusung dan ditampilkan mulai dari pembukaan, acara inti, sesi bincang-bincang, sampai penutupan, juga pembuatan website dan Kelana Gelanggang. “Gelex membantu banget buat mahasiswa baru, apalagi yang masih bingung mau ikut UKM apa. Bincang-bincangnya juga keren banget dan nggak ngebosenin,” kata Maharani Adha, Gamada Fakultas Ilmu Budaya, Jurusan Antropologi Budaya 2021.

Akan tetapi, ternyata tidak semua mahasiswa dapat menikmati segala keseruan yang disuguhkan Gelex dari opening hingga closing. “Perlu ada penyesuaian waktu untuk acara-acaranya sendiri. Dengan durasi yang lama itu membuat teman-teman maba ngga bisa nonton sepenuhnya karena pasti ada agenda lain.” kata Muhammad Daffa Panji, Gamada Fakultas Teknik, Prodi Teknik Industri 2021. Hal tersebut tentunya dapat menjadi catatan bagi panitia Gelex ke depannya agar lebih memperhatikan dan menimbang waktu yang “pas” sehingga semua mahasiswa dapat menikmati rangkaian Gelex secara keseluruhan.

Akibat Online? Kurang Meratanya Publikasi

Meskipun publikasi sudah dapat diacungi jempol, tetapi target yang menyasar kepada seluruh Gamada tentu saja menjadi tantangan tersendiri akibat acara yang dilaksanakan secara online. Dibuktikan dengan adanya beberapa Gamada yang belum mengetahui akan hadirnya website resmi Gelex. Hal ini, bisa saja diakibatkan karena website masih baru, sehingga masih perlu publikasi lebih lanjut hingga diketahui oleh seluruh mahasiswa/i UGM. Namun tidak jarang pula Gamada yang memuji website resmi tersebut akibat penyajiannya yang tidak biasa.  Dengan layout-layout nya yang keren dan mudah untuk mendapatkan segala macam info UKM dan Komunitas, membuat semua mahasiswa/i UGM yang mengaksesnya menjadi tidak bosan. “Website Gelex keren banget penyajiannya, sampai aku sudah mampir berkali-kali ke website-nya buat lihat info-info UKM,” ujar Maharani Adha, Gamada Fakultas Ilmu Budaya, Jurusan Antropologi Budaya 2021.

Tidak hanya itu, Kelana Gelanggang yang baru saja hadir pada Gelex 2021 juga terbukti belum merata dalam hal publikasi. Beberapa Gamada masih ada yang belum mengetahui mengenai Virtual Exhibition  tersebut. Dengan segala pertimbangan, panitia Gelex 2021 pun berusaha agar Kelana Gelanggang dapat diakses meskipun rangkaian acara Gelex telah selesai. Oleh karena itu, bagi mahasiswa/i UGM khususnya Gamada yang belum sempat merasakan berkeliling kampus secara virtual, masih bisa mengakses VE tersebut hingga waktu yang ditentukan.

Sepotong Apresiasi Tersurat untuk Panitia